PRIVACYVERKLARING

Energia vindt uw privacy belangrijk. Om ervoor te zorgen dat u ons uw persoonsgegevens kunt blijven toevertrouwen respecteren wij de toepasselijke privacy- en gegevensbeschermingswetgeving en handelen wij in overeenstemming met de “Global Data Protection Regulation”.
Voorts draagt Energia er zorg voor dat zij zich in de mate van het
mogelijke confirmeert aan de bepalingen van de uitvoerings-besluiten die genomen (zullen) worden naar aanleiding van de voormelde wetgeving.

Door het gebruik van onze website, stemt u in met deze privacy-verklaring.

1. Persoonsgegevens

Met persoonsgegevens wordt bedoeld: alle informatie over een
‘geïdentificeerde of identificeerbare’ natuurlijke persoon. Een natuurlijke persoon wordt als ‘identificeerbaar’ beschouwd, wanneer deze direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een van volgende factoren: een naam, een (persoonlijk) identificatienummer, een adres, een online identificator (zoals een IP-adres) of enig ander element dat kenmerkend is voor de fysieke, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Deze wetgeving is dus niet van toepassing op gegevens van rechtspersonen.

2. Verwerking van persoonsgegevens
2.1. Gebruik van onze website
Wanneer u gebruik maakt van onze website hoeft u geen persoonlijke gegevens met ons te delen. Wanneer dit wel het geval zou zijn, bijvoorbeeld via het contactformulier, zullen wij u dit meedelen.

2.2. Onze dienstverlening
Wanneer u een beroep doet op onze diensten bent u, in overeenstemming met onze algemene voorwaarden, verplicht bepaalde persoonsgegevens aan Eneria te verstrekken.
Dit is namelijk een noodzakelijke voorwaarde om de overeenkomst tussen Energia en uzelf te sluiten en correct uit te voeren. Verder zijn wij genoodzaakt bepaalde persoonsgegevens op te vragen en te bewaren, omdat dit een wettelijke verplichting is in het kader van de zogenaamde “Antiwitwaswet”.
Energia verwerkt naast de persoonsgegevens dewelke door haar cliënten of aanverwanten worden aangeleverd, ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door onze cliënten worden aangeleverd betreffende hun werknemers, bestuurders,
klanten en leveranciers.

De persoonsgegevens die door Energia worden verwerkt kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntbank voor Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen
ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke meer.
Energia verwerkt uw persoonsgegevens steeds op een propor-tionele wijze, waarbij wij telkens enkel de gegevens verwerken die noodzakelijk, ter zake dienend en beperkt zijn om het beoogde doel te realiseren.

Hieronder dient onder andere te worden begrepen:

– het uitvoeren van onze opdrachten en dienstverlening naar u toe
(accountancy en tax, boekhoudkundig en fiscaal advies, opmaak van overeenkomsten, etc.)
– het naleven van onze wettelijke verplichtingen als beroeps-beoefenaar
(waaronder de identificatieplicht in het kader van de
antiwitwaswetgeving)
– het voorkomen van illegale of vermoedelijke illegale praktijken en/of fraude, en het handhaven van onze algemene voorwaarden
– het uitwerken van marketingstrategieën, waaronder het afstemmen van de content op onze website en de inhoud van onze nieuwsbrieven op de interesses en behoeften van haar gebruikers en ontvangers.
– het optimaliseren van onze dienstverlening en aanbieden van diensten op maat van uzelf en of uw onderneming
– het in contact treden met u en of uw onderneming
Overeenkomstig de toepasselijke wetgeving is deze verwerking van persoonsgegevens gerechtvaardigd op basis van:
– toestemming gegeven door uzelf voor een of meer specifieke
doeleinden
– het openbaar maken van deze gegevens door uzelf
– de strikte noodzakelijkheid om onze contractuele en of wettelijke
verplichtingen uit te voeren en na te komen
– de vrijwaring van de wettige belangen van Energia en of uzelf,
waaronder het verzekeren van de continuïteit van onze activiteiten

– andere gerechtvaardigde belangen, waaronder het handhaven van onze algemene voorwaarden.

3. Het delen van persoonsgegevens met derde partijen
Tenzij u hiervoor uw toestemming geeft of wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, zullen wij uw persoonsgegevens niet doorgeven, delen, verkopen, etc. aan derde partijen. In bepaalde gevallen zullen derden (zoals met Energia verbonden ondernemingen, subverwerkers, externe medewerkers en derden die een opdracht voor u of ons uitvoeren, serviceproviders waaronder de softwareproviders etc.) wel toegang krijgen tot uw persoons-gegevens.
Energia laat dit enkel toe in de mate dat wij dit wettelijk verplicht zijn, of in de mate dat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze opdracht of wanneer wij betrokken zijn in een (juridisch) geschil of rechtsgeding en om de (eigendoms-) rechten van Energia te vrijwaren en beschermen.

Energia zal met elke dergelijke derde-subverwerker schriftelijke overeenkomsten afsluiten die verplichtingen bevatten die niet minder beschermend zijn dan deze opgenomen onder deze privacyverklaring. Energia zal, met inachtneming van het voor-gaande, uw persoonsgegevens niet doorgeven aan een derde land of internationale organisatie.

4. Sociale netwerken en clouddiensten
Energia kan voor haar elektronische communicatie (nieuwsbrieven en of berichtgeving) gebruik maken van sociale media zoals Facebook, Twitter, LinkedIn, enzovoort. Deze sociale netwerken laten u toe op deze platformen informatie te delen. Daarnaast kan u persoonsgegevens delen met ons door het gebruik van cloud-diensten (zoals Dropbox, Google Drive, WE-transfer etc.).

Energia heeft geen controle op deze clouddiensten en
sociale netwerken, noch op de informatie die u daar plaatst en hoe deze wordt verwerkt. Wij zijn hier dan ook niet voor verant-woordelijk. Wij raden u aan de gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid van deze toepassingen, platformen en sociale netwerken door te nemen. In geen geval delen wij uw persoons-gegevens met dergelijke clouddiensten en sociale netwerken.

5. Beveiliging van persoonsgegevens
Energia werkt hard om uw persoonsgegevens en privacy te beschermen.
Daarom maken wij gebruik van passende beveiligingstechnologieën en – maatregelen om uw persoons-gegevens op gepaste wijze te beschermen.
Onze medewerkers zijn zorgvuldig geselecteerd en opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke persoonsgegevens. In de mate van het mogelijke en naar redelijkheid, zorgen wij er voor dat de toegang tot uw persoonsgegevens beperkt blijft tot de personen die deze nodig hebben voor de uitoefening van hun taken of tot hetgeen noodzakelijk is voor uitvoering en nakoming van onze contractuele en/of wettelijke verplichtingen. Bij het zich
voordoen van een gegevenslek of databricks zullen wij u, in
overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en in de door de wet voorziende omstandigheden, persoonlijk op de hoogte brengen.

6. Uw privacy-rechten
De toepasselijke wetgeving kent een aantal rechten toe aan natuurlijke personen op het vlak van de verwerking van persoons-gegevens:
– recht op inzage
– recht op rechtzetting of verbetering van onjuiste persoons-gegevens
– recht op gegevens wissing (recht om vergeten te worden)
– recht op beperking van de verwerking
– recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens
– recht op bezwaar tegen geautomatiseerde individuele besluit-vorming.
Om deze rechten uit te oefenen, dient u een e-mail te verzenden aan het volgende e-mailadres: kantoor@energia-accountants.be.
Om zekerheid te hebben over uw identiteit dient deze e-mail vergezeld te zijn van een kopie van uw identiteitsbewijs. Energia zal onverwijld en in principe binnen een maand reageren op het verzoek. Bovendien heeft u het recht om, op ieder ogenblik, de door u gegeven toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken.

Dergelijke intrekking kan echter geen afbreuk doen aan de recht-matigheid van de verwerking op basis van de toestemming die werd gegeven op een tijdstip voorafgaand aan de intrekking daarvan. Aan de uitoefening van bovenstaande rechten zijn in
principe geen kosten verbonden. In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, heeft Energia het recht en de keuze om (i) een redelijke vergoeding aan te rekenen of (ii) te weigeren gevolg te geven aan het verzoek indien het verzoek kennelijk ongegrond.

of buitensporig is. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (commission@privacycommission.be; www.privacycommission.be)

7. Bewaringstermijn persoonsgegevens
Energia bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om het beoogde doel te realiseren. Met inachtneming van het voor-gaande en tenzij bepaalde wettelijke verjarings- of bewaar-termijnen een langere termijn zouden vereisen, zullen uw persoonsgegevens door Energia worden bewaard gedurende een periode van tien jaar na het einde van onze samenwerking.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden de
persoonsgegevens, rekening houdende met de door ons toege-paste overschrijvingstermijn van eventuele backups, gewist of geanonimiseerd.

8. Wijzigingen en updates
Energia kan deze privacyverklaring op elk ogenblik eenzijdig wijzigen zonder dat hiervoor enige voorafgaande verwittiging dient te gebeuren. In geval van tegenstrijdigheden hebben onze algemene voorwaarden, en eventuele bijzondere voorwaarden, voorrang op deze privacyverklaring.

9. Contact
Voor alle vragen en opmerkingen in verband met deze website, onze elektronische communicatie en in verband met deze privacyverklaring kan u steeds terecht bij onze functionaris gegevensbescherming:

Energia BVBA – Claeys Christian
Doornzelestraat 114
9000 Gent
RPR Gent – afdeling Gent
Tel.: + 32 (0)92253152
Fax.: + 32 (0)92235351
BTW BE-0448.952.226